Как известно, сертификаты соответствия – это документы, подтверждающие пригодность продукции или услуги, и выдаются они уполномоченными на то органами по сертификации. В свою очередь, требования и нормы, которыми руководствуются такие органы при оценке, устанавливаются ГОСТами. Но не только. Системы добровольной сертификации (СДС) также могут являться нормативной базой для подтверждения соответствия. Однако для того, чтобы разработанная СДС имела подтверждённое право на существование, она должна быть зарегистрирована Росстандартом в соответствующем реестре.

Подготовка документов к регистрации СДС

Процесс регистрации на первый взгляд кажется простым. Необходимо выполнить ряд последовательных шагов:

• собрать уставные документы компании, которая станет правообладателем СДС;
• сформировать правила системы, а в ряде случаев и правила применения знака соответствия;
• составить заявление на регистрацию СДС по установленной форме;
• одноразово уплатить госпошлину;
• подать весь комплект документов в Росстандарт на рассмотрение.

Однако для того, чтобы разработать положения системы, придётся изрядно потрудиться. Нужно точно определиться с назначением и принципами будущей СДС и на их основе сформировать правильно структурированные документы. Они должны детально отражать множество аспектов:

• все цели и принципы СДС;
• законодательно аргументированные нормы, требования и правила, применяемые к ней и её документам;
• порядок проведения работ по сертификации с детальным описанием взаимодействий в течение всего процесса сертификации;
• организационную структуру СДС и функциональные обязанности каждого участника;
• порядки решения споров, рассмотрения жалоб, принятия решений по ним;
• правила аттестации её участников (в некоторых случаях);
• приложения, отражающие основные рабочие документы, и др.

В документах стоит определить способы обеспечения конфиденциальности, порядок оплаты проводимых работ и возможность доступа к системе заинтересованных лиц. Эти моменты должны отвечать текущим требованиям законодательства и быть согласованными между собой.

Нормативная база СДС должна обширно отражать комплекс требований к деятельности участников процесса сертификации, к организации работ и персоналу. Но в первую очередь в ней должны быть чётко и полно установлены требования, на основании которых будет осуществляться оценка соответствия.

Если планируется использование так называемого фирменного знака (знака соответствия системы), то необходима не только его разработка в виде изображения, но и правильно структурированное описание порядка его применения. Следует также позаботиться о дизайне и форме сертификатов, которые в будущем будут выдаваться клиентам, обратившимся за сертификацией. Они должны быть узнаваемыми, а также им не помешает быть защищёнными от подделки. Кроме того, желательно разработать и формы бланков рабочих документов.

Весь комплект разработанных документов прилагается к заявлению на регистрацию и подаётся в Росстандарт.

Действия Росстандарта

После подачи документов Росстандарт проводит проверку их содержания на соответствие требованиям, установленным российским законодательством. В качестве основополагающих нормативных документов в процессе такой проверки выступают Федеральный закон № 184-ФЗ и Федеральный закон № 162–ФЗ. При выявлении несоответствий их требованиям заявителю будет отказано в регистрации. Кроме того, отказ может быть связан с неполнотой представленных документов, а также при совпадении названия или знака с ранее зарегистрированной СДС.

Организация или индивидуальный предприниматель, подававшие документы на регистрацию СДС, в случае отказа получают официальное уведомление от Росстандарта. Оно может прийти как на адрес электронной почты в виде pdf-документа, заверенного электронной цифровой подписью уполномоченного сотрудника Росстандарта, так и на бумажном носителе Почтой РФ. В письме обычно приводится перечень несоответствий, нарушений, которые подлежат устранению.

Таким образом, лицо, подавшее документы на регистрацию СДС, должно устранить все недочёты и направить документы повторно. Этот процесс может быть неоднократным, пока все ошибки не будут исправлены. Поэтому лучше изначально позаботиться о том, чтобы комплект документов соответствовал всем требованиям. И в этой ситуации желательно прибегнуть к помощи профессионала, разработавшего и успешно зарегистрировавшего не одну СДС.

Когда заявителем выполнены все требования, Росстандарт вносит СДС в Единый реестр систем добровольной сертификации. Кроме этого, он направляет правообладателю СДС письмо, сообщающее о проведении регистрации, и прошитые оригиналы поданных на регистрацию документов с соответствующей отметкой.

Разработка системы сертификации – ответственный процесс. От того, насколько полно документы будут отражать требования и правила и соответствовать актуальным требованиям Федеральных законов, будет зависеть не только скорость принятия Росстандартом положительного решения о регистрации, но и дальнейшая беспрепятственная работа органа по добровольной сертификации. Ведь суть процесса заключается не только в том, чтобы быстро пройти регистрацию системы сертификации, но и за счёт положений СДС снабдить будущий орган руководством к действию и главным инструментом, который тот будет использовать при оценке соответствия в качестве инструкции.